Aviso de Privacidad

1. Identidad y domicilio del responsable

AKIVA SYSTEMS, INC. ("Akiva", "nosotros" o "nuestro"), sociedad registrada en el estado de Nevada, Estados Unidos, es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en este Aviso de Privacidad.

Akiva Systems LLC, sociedad registrada en el estado de Delaware, Estados Unidos, participa como entidad operativa dentro de la estructura empresarial de Akiva y podrá intervenir en actividades relacionadas con los servicios descritos en este Aviso, de acuerdo con las responsabilidades que legalmente le correspondan.

2. Alcance de este Aviso de Privacidad

Este Aviso de Privacidad se aplica al tratamiento de datos personales recopilados a través del sitio web de Akiva, formularios de contacto, solicitudes de demostración, procesos de compra, cuentas de cliente, administración de licencias, soporte técnico y comunicaciones relacionadas con nuestras soluciones.

También se aplica a las interacciones realizadas mediante Akiva AI Assistant, incluyendo la atención automatizada a través de WhatsApp.

Este Aviso está dirigido a visitantes, clientes, profesionales, instituciones, padres, madres, tutores y demás personas que interactúan con Akiva, especialmente aquellas ubicadas en México y Estados Unidos.

Comprende actividades relacionadas con Akiva Library, Akiva Verse, información comercial, comercio electrónico, preparación de visores, instalación, activación y renovación de licencias, asistencia técnica y atención al cliente.

Determinados productos, plataformas o implementaciones específicas de Akiva podrán realizar tratamientos adicionales de información y estar sujetos a avisos, contratos, consentimientos o términos específicos cuando corresponda.

3. Datos personales que podemos recopilar

Dependiendo de la forma en que interactúe con Akiva, podemos recopilar o tratar las siguientes categorías de información:

• Nombre y apellidos.
• Dirección de correo electrónico y número telefónico.
• País, ciudad, estado o provincia y código postal.
• Dirección de facturación y, cuando corresponda, dirección de envío.
• Organización, institución, empresa o entidad a la que pertenece.
• Cargo, función o área profesional.
• Información sobre las soluciones Akiva que le interesa conocer o adquirir.
• Productos adquiridos, detalles de pedidos, importe, moneda y estado de las transacciones.
• Información relacionada con cuentas de cliente, historial de compras y solicitudes de soporte.
• Modelo de Meta Quest seleccionado o utilizado con Akiva Library.
• Duración, emisión, activación, vigencia, vencimiento, renovación y estado de las licencias.
• Identificadores técnicos razonablemente necesarios para activar o administrar una licencia.
• Información necesaria para proporcionar instrucciones de instalación, configuración y soporte técnico.
• Mensajes, preguntas, comentarios e información proporcionada voluntariamente a Akiva.
• Número telefónico de WhatsApp, nombre de perfil cuando esté disponible, contenido de las conversaciones, fechas y metadatos relacionados con las comunicaciones.
• Archivos, imágenes u otros elementos adjuntos compartidos voluntariamente mediante canales de comunicación compatibles, cuando estas funciones estén habilitadas.
• Información técnica de navegación, como navegador, dispositivo, sistema operativo, dirección IP, identificadores en línea, páginas consultadas, duración de sesión y eventos de navegación cuando dichas tecnologías estén habilitadas.

4. Compras, pagos, licencias y cuentas

Cuando una persona adquiere una solución Akiva, podemos tratar la información necesaria para procesar la transacción, administrar el pedido, entregar la solución y proporcionar soporte.

Compra de solo licencia

Cuando el comprador adquiere únicamente una licencia de Akiva Library para utilizarla con su propio Meta Quest compatible, Akiva podrá tratar la información necesaria para proporcionar instrucciones de instalación, emitir o administrar la licencia y completar su activación.

Esta modalidad no requiere información de envío de hardware, salvo cuando dicha información sea necesaria para facturación, administración de la cuenta u otra operación independiente.

Compra con Meta Quest

Cuando un pedido incluye un visor Meta Quest, Akiva podrá utilizar la información del comprador para adquirir o preparar el equipo, instalar Akiva Library, configurar el dispositivo, administrar la licencia y coordinar el envío y la entrega.

Los datos necesarios para estas actividades podrán compartirse con personal operativo autorizado, proveedores de logística u otros prestadores de servicios involucrados en el cumplimiento del pedido.

Administración de licencias

Akiva podrá tratar información relacionada con la duración de la licencia, su activación, vencimiento, renovación, estado y, cuando sea técnicamente necesario, un identificador asociado al dispositivo compatible.

Esta información podrá utilizarse para emitir, activar, verificar, administrar, renovar o proporcionar soporte a las licencias adquiridas.

Procesamiento de pagos

Los pagos realizados a través del sitio pueden ser procesados por proveedores externos de servicios de pago, según el método seleccionado.

Los proveedores de pago podrán recopilar la información financiera necesaria para autorizar y completar una transacción conforme a sus términos y políticas de privacidad.

Akiva podrá recibir información necesaria para administrar la operación, como estado del pago, importe, moneda, referencia de transacción y confirmación.

Cuenta de cliente

Cuando se crea o utiliza una cuenta de cliente, Akiva podrá tratar la información necesaria para administrar la cuenta, mantener el historial de pedidos, gestionar direcciones, proporcionar soporte y facilitar el acceso a productos y licencias adquiridas.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán tratarse para las siguientes finalidades:

• Recibir, administrar y responder solicitudes de información o demostraciones.
• Comunicarnos con las personas que contactan a Akiva.
• Proporcionar información comercial y atención al cliente.
• Operar Akiva AI Assistant y responder consultas realizadas por WhatsApp.
• Canalizar conversaciones al personal autorizado cuando sea necesaria la atención humana.
• Mantener el contexto relevante de las conversaciones para dar continuidad a la atención.
• Procesar y administrar compras, pedidos, pagos y transacciones.
• Preparar, configurar y coordinar la entrega de equipos adquiridos.
• Emitir, activar, administrar, verificar y renovar licencias.
• Proporcionar instrucciones de instalación y soporte técnico.
• Administrar cuentas de cliente.
• Enviar comunicaciones transaccionales relacionadas con pedidos, pagos, envíos, cuentas y licencias.
• Atender solicitudes de soporte, incidencias, cancelaciones, devoluciones y otros requerimientos del cliente.
• Mantener la seguridad y disponibilidad del sitio y los servicios.
• Detectar y prevenir fraude, abuso o actividades no autorizadas.
• Analizar el desempeño del sitio y mejorar la experiencia del usuario.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, contables y contractuales.
• Atender solicitudes válidas de autoridades competentes cuando legalmente corresponda.

Akiva limitará el tratamiento de datos personales a las finalidades permitidas por la legislación aplicable y solicitará consentimiento cuando sea necesario.

Las comunicaciones promocionales o de mercadotecnia, cuando se ofrezcan, estarán sujetas a los requisitos aplicables de consentimiento y mecanismos para dejar de recibirlas.

6. WhatsApp y Akiva AI Assistant

Akiva podrá proporcionar información y atención al cliente mediante WhatsApp, utilizando Akiva AI Assistant, un asistente automatizado basado en tecnología de inteligencia artificial.

El asistente está diseñado para responder preguntas generales sobre Akiva, sus soluciones, procesos de compra, licencias, instalación y soporte.

Información tratada durante las conversaciones

Cuando una persona se comunica con Akiva mediante WhatsApp o Akiva AI Assistant, los datos tratados pueden incluir:

• Número telefónico de WhatsApp, incluyendo clave de país.
• Nombre de perfil, cuando esté disponible.
• Mensajes y preguntas enviados durante la conversación.
• Historial y contexto relevante de las conversaciones.
• Fechas, horarios e identificadores técnicos relacionados con los mensajes.
• Archivos o contenidos compartidos voluntariamente, cuando el servicio permita recibirlos.

Procesamiento mediante inteligencia artificial

Akiva AI Assistant utiliza tecnología de OpenAI para procesar mensajes relevantes y generar respuestas automatizadas.

Para proporcionar esta función, el contenido relevante de las conversaciones podrá transmitirse y ser procesado mediante servicios de OpenAI, conforme a la configuración técnica, los términos contractuales y los requisitos de privacidad aplicables.

El tratamiento y la conservación de información por parte de OpenAI pueden depender del servicio, integración y configuración técnica utilizados.

Las respuestas automatizadas pueden contener imprecisiones. Los usuarios podrán solicitar atención humana cuando resulte necesario.

Almacenamiento de conversaciones

Los registros de conversación se mantendrán en la cuenta de WhatsApp utilizada para la atención de Akiva y en la infraestructura de Google Cloud empleada para almacenar dichas conversaciones.

Google Cloud se utiliza para almacenamiento y funciones relacionadas de infraestructura, mientras que OpenAI se utiliza para procesamiento mediante inteligencia artificial.

El acceso a los registros de conversación administrados por Akiva se limita al personal autorizado que necesite consultarlos para atención al cliente, soporte, administración u otras finalidades operativas legítimas.

Los proveedores tecnológicos podrán realizar tratamientos adicionales necesarios para operar sus servicios, conforme a sus condiciones y obligaciones legales.

Transferencia a personal humano

Cuando una consulta no pueda resolverse adecuadamente mediante atención automatizada, o resulte conveniente la intervención humana, la conversación y su contexto relevante podrán canalizarse al personal autorizado de Akiva.

Uso apropiado del asistente

Akiva AI Assistant está destinado a proporcionar información general y soporte al cliente. No está diseñado para emitir diagnósticos, evaluaciones clínicas ni atención de emergencias.

Los usuarios deberán evitar compartir contraseñas, códigos de autenticación, credenciales financieras, expedientes médicos o información sensible innecesaria.

7. Cookies, analítica y datos de navegación

Akiva utiliza o puede utilizar herramientas de analítica, medición, cookies y tecnologías similares para comprender el uso del sitio web y mejorar su funcionamiento.

Estas tecnologías pueden tratar información como navegador, dispositivo, sistema operativo, dirección IP, identificadores en línea, páginas visitadas, eventos de navegación e interacciones con el sitio.

El sitio también puede utilizar cookies necesarias para carrito de compras, checkout, cuentas de cliente, administración de sesiones, seguridad, preferencias y procesamiento de pagos.

Cuando Google Analytics u otro servicio de analítica se encuentre habilitado, la información se tratará de acuerdo con la configuración de Akiva y las políticas del proveedor correspondiente.

Para obtener más información, consulte nuestra Política de Cookies .

8. Privacidad de menores de edad

Algunas soluciones Akiva están diseñadas para ser utilizadas por niños en entornos apropiados y bajo la supervisión de personas adultas, profesionales, instituciones, padres, madres o tutores.

Sin embargo, el sitio web corporativo, los procesos de compra, cuentas comerciales, formularios de contacto y el asistente general de atención al cliente están dirigidos a adultos.

Akiva no busca recopilar directamente datos personales de niños mediante estos canales comerciales.

Las compras de productos o licencias destinadas al uso por menores deberán ser realizadas por una persona adulta responsable.

Padres, madres, tutores y profesionales deberán evitar compartir información que permita identificar a menores, incluidos historiales médicos, diagnósticos o expedientes clínicos, mediante conversaciones generales de atención por WhatsApp.

Si Akiva tiene conocimiento de que se proporcionaron datos personales de menores sin la autorización legalmente necesaria, podrá restringir, eliminar o tratar apropiadamente dicha información conforme a la legislación aplicable.

9. Conservación de los datos

Akiva conservará los datos personales únicamente durante los periodos razonablemente necesarios para cumplir las finalidades descritas en este Aviso, proporcionar sus servicios, administrar relaciones comerciales y cumplir obligaciones legales y contractuales.

Conversaciones de WhatsApp y Akiva AI Assistant

Como política general de conservación, los registros de conversaciones ordinarias almacenados en sistemas administrados por Akiva se conservarán hasta 180 días después de la última interacción , salvo que una obligación legal aplicable o una necesidad operativa documentada justifique un periodo diferente.

Casos de soporte escalados

Los registros relacionados con casos de soporte técnico escalados o incidencias del servicio podrán conservarse hasta 12 meses después del cierre del caso , cuando resulte razonablemente necesario para seguimiento, continuidad del servicio o resolución de controversias.

Compras, pagos y licencias

Los registros relacionados con compras, transacciones, facturas, cuentas de cliente, activación de licencias, renovaciones y obligaciones contractuales podrán conservarse durante los periodos necesarios para administrar la relación correspondiente y cumplir obligaciones legales, fiscales, contables o contractuales.

Respaldos y registros técnicos

Cuando se elimine información de los sistemas activos administrados por Akiva, las copias de respaldo relacionadas se programarán para expirar o sobrescribirse dentro de un plazo de 30 días, salvo que exista una obligación legal de conservación más prolongada o una retención legal debidamente documentada.

Determinados registros técnicos conservados de manera independiente por proveedores tecnológicos podrán estar sujetos a sus propios periodos de conservación y procedimientos de eliminación.

Cuando la información deje de ser necesaria y no exista una causa legal que justifique conservarla, Akiva procederá a eliminarla, anonimizarla, bloquearla o restringirla, según corresponda conforme a la legislación aplicable.

10. Proveedores tecnológicos y transferencias internacionales

Akiva utiliza proveedores tecnológicos y prestadores de servicios autorizados para operar el sitio web, entregar productos, administrar licencias, procesar transacciones y proporcionar soporte.

Los proveedores involucrados en Akiva AI Assistant podrán incluir:

• Meta / WhatsApp: infraestructura de mensajería y comunicaciones.
• OpenAI: procesamiento mediante inteligencia artificial y generación de respuestas automatizadas.
• Google Cloud: almacenamiento de conversaciones e infraestructura relacionada.

Otras categorías de proveedores podrán incluir:

• Servicios de hosting e infraestructura web.
• Plataformas y herramientas de comercio electrónico.
• Proveedores de procesamiento de pagos.
• Servicios de correo electrónico y mensajes transaccionales.
• Empresas de mensajería, logística y entrega.
• Herramientas de analítica y medición.
• Servicios de seguridad y prevención de fraude.
• Proveedores de soporte técnico y administración de licencias.

Akiva Systems LLC podrá participar en actividades operativas autorizadas relacionadas con estos servicios, conforme a los acuerdos y responsabilidades legales correspondientes.

Los datos personales podrán tratarse o almacenarse fuera del país desde el cual fueron proporcionados, incluyendo Estados Unidos y otros lugares donde operen proveedores tecnológicos autorizados.

Estos tratamientos y transferencias estarán sujetos a los requisitos legales, acuerdos contractuales y salvaguardas aplicables.

Akiva no vende datos personales recopilados mediante su sitio web, procesos de compra, cuentas de cliente, administración de licencias o Akiva AI Assistant.

Akiva no tiene previsto transferir datos personales a terceros independientes para finalidades comerciales propias no relacionadas, salvo que exista consentimiento u otra causa permitida por la legislación aplicable.

11. Medidas de seguridad

Akiva adopta medidas administrativas, técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos personales contra acceso, divulgación, alteración, pérdida, destrucción o tratamiento no autorizado.

El marco de seguridad de la información administrada por Akiva contempla restricciones de acceso conforme a responsabilidades operativas, controles de autenticación y protecciones apropiadas para la transmisión y almacenamiento de información.

El personal autorizado deberá acceder a datos personales únicamente cuando sea necesario para realizar actividades operativas legítimas.

Akiva revisará los permisos de acceso y sus prácticas de seguridad conforme a las necesidades de los sistemas y servicios involucrados.

Asimismo, Akiva procurará mantener procedimientos para identificar, evaluar y responder a incidentes de seguridad de la información conforme a los requisitos legales aplicables.

Ningún método de transmisión o almacenamiento electrónico puede garantizar seguridad absoluta.

12. Solicitudes de eliminación de datos personales

Las personas podrán solicitar la eliminación de datos personales asociados con sus interacciones con Akiva, incluyendo comunicaciones de WhatsApp y registros de conversación de Akiva AI Assistant, sujeto a la legislación aplicable.

Cómo solicitar la eliminación

Para presentar una solicitud, envíe un correo electrónico a:

Información necesaria

Para facilitar la localización de los registros, la solicitud deberá incluir:

• Número de teléfono de WhatsApp asociado con la conversación, incluyendo clave de país.
• Una descripción clara de la solicitud de eliminación de datos.
• Fechas aproximadas de las interacciones, cuando se conozcan.
• Correo electrónico u otro medio apropiado para recibir una respuesta.

Akiva podrá solicitar información adicional limitada cuando resulte razonablemente necesaria para verificar la identidad o representación de quien presenta la solicitud.

Recepción y procesamiento

Como estándar de atención propuesto, Akiva buscará confirmar la recepción de la solicitud dentro de los dos días hábiles siguientes .

Después de recibirla, el personal autorizado identificará los registros correspondientes, realizará las verificaciones necesarias y evaluará la procedencia legal y técnica de la eliminación.

Cuando la solicitud resulte procedente, Akiva gestionará la eliminación o restricción apropiada de la información en los sistemas bajo su control.

Esto podrá incluir registros almacenados en Google Cloud y registros accesibles mediante el entorno empresarial de WhatsApp utilizado por Akiva, dentro de las capacidades de los sistemas correspondientes.

Los registros administrados directamente por proveedores, bitácoras técnicas y copias fuera del control directo de Akiva podrán estar sujetos a políticas independientes de conservación y eliminación.

Respuesta y confirmación

Akiva comunicará la determinación adoptada y, cuando corresponda, el resultado de la solicitud dentro de los plazos establecidos por la legislación aplicable.

Si determinada información no puede eliminarse debido a una obligación legal, contractual, de seguridad u otra excepción permitida, Akiva explicará la limitación correspondiente en la medida legalmente posible.

La eliminación de información de los sistemas administrados por Akiva no necesariamente elimina mensajes conservados en el dispositivo del usuario o información retenida independientemente por proveedores tecnológicos.

13. Derechos de las personas ubicadas en México

Cuando resulte aplicable la legislación mexicana sobre protección de datos personales, la persona titular podrá ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (derechos ARCO) .

Derecho de acceso

Permite conocer qué datos personales posee Akiva y las condiciones generales de su tratamiento.

Derecho de rectificación

Permite solicitar la corrección de datos personales inexactos, incompletos o desactualizados.

Derecho de cancelación

Permite solicitar la cancelación de datos personales cuando proceda conforme a la legislación aplicable.

Derecho de oposición

Permite oponerse a determinados tratamientos de datos personales en los casos previstos por la legislación aplicable.

Cómo presentar una solicitud ARCO

Las solicitudes podrán enviarse al correo:

La solicitud deberá incluir, según corresponda:

• Nombre de la persona titular.
• Domicilio u otro medio para recibir notificaciones.
• Documentación razonablemente necesaria para acreditar la identidad o representación legal correspondiente.
• Descripción clara de los datos personales relacionados con la solicitud, salvo cuando se ejerza el derecho de acceso.
• Identificación del derecho ARCO que desea ejercer o de la medida solicitada.
• Información adicional que facilite la localización de los registros.

Cuando resulte aplicable la legislación mexicana, Akiva comunicará la determinación adoptada dentro de un plazo máximo de 20 días contado desde la recepción de la solicitud, conforme a los requisitos legales aplicables.

Si la solicitud resulta procedente, la medida correspondiente se hará efectiva dentro de los 15 días siguientes a la fecha en que se comunique la respuesta.

Los plazos anteriores podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen y la legislación lo permita.

Akiva podrá solicitar aclaraciones o documentación adicional cuando resulte legalmente procedente y razonablemente necesaria para atender la solicitud.

14. Derechos de privacidad de residentes de California

Cuando AKIVA SYSTEMS, INC. se encuentre sujeta a las disposiciones aplicables de la California Consumer Privacy Act ("CCPA"), modificada por la California Privacy Rights Act ("CPRA"), los residentes de California podrán contar con derechos sobre su información personal.

Sujetos a los requisitos y excepciones legales, estos derechos podrán incluir:

• Solicitar información sobre los datos personales recopilados y tratados.
• Solicitar acceso a determinada información personal.
• Solicitar corrección de información inexacta.
• Solicitar eliminación de determinada información.
• Solicitar información sobre las categorías de destinatarios de datos personales.
• Ejercer los derechos aplicables relacionados con la venta o compartición de información personal.
• Ejercer los derechos aplicables relativos al uso o divulgación de información sensible.
• No recibir trato discriminatorio por ejercer derechos de privacidad reconocidos legalmente.

Akiva no vende los datos personales recopilados mediante su sitio web, cuentas de cliente, procesos de compra, administración de licencias o Akiva AI Assistant.

Las solicitudes podrán enviarse a: sm@akiva.ai .

Akiva podrá solicitar información razonablemente necesaria para verificar la identidad o autoridad de quien presenta la solicitud.

15. Opciones para limitar el uso o divulgación

Las personas podrán solicitar limitaciones a determinadas comunicaciones o actividades de tratamiento cuando lo permita la legislación aplicable.

Las solicitudes podrán enviarse a: sm@akiva.ai .

Revocación del consentimiento

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento de la persona titular y la legislación aplicable permita revocarlo, podrá solicitar su revocación mediante el correo indicado.

La revocación no tendrá efectos retroactivos y podrá estar sujeta a excepciones legales, incluyendo tratamientos necesarios para cumplir obligaciones contractuales o legales.

Comunicaciones promocionales

Cuando Akiva envíe comunicaciones promocionales opcionales, las personas destinatarias podrán solicitar dejar de recibirlas mediante el mecanismo disponible o comunicándose directamente con Akiva.

Cookies y tecnologías similares

Determinados navegadores y herramientas permiten limitar o bloquear cookies y otras tecnologías de seguimiento.

Encontrará información adicional en nuestra Política de Cookies .

16. Modificaciones al Aviso de Privacidad

Akiva podrá actualizar este Aviso de Privacidad para reflejar cambios en requisitos legales, tecnología, operaciones, proveedores, productos o prácticas de tratamiento de datos personales.

Las modificaciones se publicarán en esta misma página junto con la fecha de su última actualización.

Cuando una modificación requiera consentimiento adicional u otra notificación conforme a la legislación, Akiva implementará el mecanismo correspondiente antes de iniciar el nuevo tratamiento.

17. Contacto

Para cualquier pregunta relacionada con este Aviso de Privacidad, el tratamiento de datos, cuentas de cliente, información de licencias, Akiva AI Assistant o el ejercicio de derechos de privacidad, puede comunicarse con:

Para conocer cómo solicitar la eliminación de sus datos personales, consulte nuestra página de Eliminación de Datos .